Kort antwoord
Een verzuimprotocol beschrijft wat er gebeurt als een medewerker ziek is: hoe en wanneer iemand zich ziekmeldt, hoe jullie contact houden en wanneer de bedrijfsarts in beeld komt. Het is niet wettelijk verplicht. Maar zonder schriftelijke afspraken sta je zwak als iemand zich er niet aan houdt.
Zolang iedereen gezond is, voelt een verzuimprotocol als papierwerk. Tot de eerste medewerker langer uitvalt. Dan wil je weten wat je moet doen, wat je mag vragen en wat je van je medewerker mag verwachten. En dan blijkt dat het nergens staat.
In dit artikel lees je wat een verzuimprotocol is, wat erin hoort en hoe je het invoert. Met een voorbeeldtekst die je per onderdeel kunt overnemen en aanpassen aan je eigen organisatie.
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een document met de afspraken bij ziekte. Het beschrijft stap voor stap wat een medewerker doet bij een ziekmelding, en wat jij als werkgever of leidinggevende doet. Wanneer en bij wie meldt iemand zich ziek? Hoe bereikbaar moet iemand zijn? En wanneer komt de bedrijfsarts in beeld?
Je komt ook de woorden verzuimbeleid en verzuimreglement tegen. Het verschil:
- Verzuimbeleid is je bredere aanpak: hoe je verzuim wilt voorkomen en begeleiden, en wie welke rol heeft.
- Verzuimprotocol is de concrete uitwerking daarvan: de regels en stappen bij een ziekmelding.
- Verzuimreglement betekent in de praktijk meestal hetzelfde als verzuimprotocol, maar formeler opgeschreven.
Voor een MKB-organisatie is één helder protocol van twee of drie pagina’s meestal genoeg. Je beleid vat je samen in een paar zinnen bovenaan.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Nee, de wet verplicht je niet om een verzuimprotocol te hebben. Toch is het verstandig, om drie redenen.
- Je kunt alleen loon opschorten bij schriftelijke afspraken. Houdt een medewerker zich niet aan de controlevoorschriften, bijvoorbeeld over bereikbaarheid, dan mag je het loon opschorten. Maar alleen als die voorschriften redelijk zijn en schriftelijk zijn vastgelegd (artikel 7:629 lid 6 BW).
- Je moet voldoen aan de Wet verbetering poortwachter. Bij langdurig verzuim heb je als werkgever vaste verplichtingen, zoals een probleemanalyse en een plan van aanpak. Een protocol zorgt dat de eerste stappen op tijd gebeuren.
- Je moet een contract met een arbodienst of bedrijfsarts hebben. Dat is wel verplicht. Je protocol moet aansluiten op dat contract, bijvoorbeeld op de termijn waarbinnen je een ziekmelding doorgeeft.
Heb je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Dan heeft die instemmingsrecht op een regeling over ziekteverzuim. Leg je protocol dus eerst aan hen voor.
Wat moet er in een verzuimprotocol?
Een goed verzuimprotocol beantwoordt de vragen die bij elke ziekmelding terugkomen. Deze onderdelen horen erin:
- Ziekmelden: hoe, wanneer en bij wie.
- Bereikbaarheid: waar de medewerker tijdens ziekte verblijft en hoe die bereikbaar is.
- Contact tijdens ziekte: wie contact houdt, en hoe vaak.
- Bedrijfsarts en arbodienst: wanneer zij in beeld komen en wat de medewerker dan doet.
- Re-integratie: meewerken aan herstel en aan passend werk.
- Vakantie en buitenland: wat er geldt bij vakantie tijdens ziekte, en bij ziekte tijdens vakantie.
- Herstelmelding: hoe de medewerker zich beter meldt.
- Sancties: wat er gebeurt als iemand zich niet aan de afspraken houdt.
- Privacy: welke gegevens je vastlegt, en welke niet.
Voorbeeld verzuimprotocol voor het MKB
Hieronder staat per onderdeel een voorbeeldtekst, gericht aan je medewerkers. Neem over wat past, vul de namen en tijden in, en check de termijnen tegen je contract met de arbodienst.
Voorbeeldtekst om over te nemen
1. Ziekmelden
Ben je ziek, meld je dan vóór 9.00 uur, of uiterlijk een uur voor het begin van je dienst, telefonisch bij je leidinggevende. Lukt dat niet, bel dan [naam of functie]. Doe dit zelf, tenzij dat echt niet gaat. Een appje, mail of bericht via een collega is geen ziekmelding.
Geef bij je ziekmelding door: je telefoonnummer en verblijfadres, hoe lang je verwacht weg te blijven, welke afspraken en werkzaamheden er openstaan, of je ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval of met een ongeval waarbij iemand anders aansprakelijk is, en of je onder een vangnetregeling van de Ziektewet valt. Je hoeft niet te zeggen welke.
2. Bereikbaarheid
Tijdens je ziekte ben je bereikbaar op het telefoonnummer en adres dat je hebt opgegeven. Verblijf je ergens anders, bijvoorbeeld bij familie of in het ziekenhuis, geef dat dan direct door. De arbodienst kan contact met je opnemen of langskomen.
3. Contact tijdens ziekte
Je leidinggevende belt je in de eerste week om te horen hoe het gaat en wat er nodig is voor je werk. Daarna hebben jullie minstens één keer per week contact, of zo vaak als jullie samen afspreken. Je leidinggevende vraagt niet naar je diagnose of behandeling.
4. Bedrijfsarts en arbodienst
We melden je ziekte bij onze arbodienst, [naam arbodienst]. Word je uitgenodigd voor het spreekuur van de bedrijfsarts, dan ga je daarheen. Kun je niet, meld je dan zo snel mogelijk af bij de arbodienst en bij je leidinggevende. Medische informatie bespreek je alleen met de bedrijfsarts. Wil je zelf de bedrijfsarts spreken, dan kan dat via het open spreekuur.
5. Re-integratie
Je werkt mee aan je herstel en aan een veilige terugkeer naar je werk. Je volgt de adviezen van de bedrijfsarts op, je werkt mee aan het plan van aanpak, en je doet passend werk als de bedrijfsarts zegt dat je dat kunt.
6. Vakantie en verblijf in het buitenland
Wil je tijdens je ziekte op vakantie of naar het buitenland, overleg dan vooraf met je leidinggevende. Die vraagt zo nodig advies aan de bedrijfsarts. Vakantiedagen die je tijdens ziekte opneemt, gaan in de regel van je vakantiesaldo af. Word je ziek tijdens je vakantie, meld je dan direct ziek zoals hierboven staat. Ben je in het buitenland, vraag dan een verklaring van een arts ter plaatse voor de bedrijfsarts.
7. Herstelmelding
Kun je weer (gedeeltelijk) werken, meld dat dan dezelfde dag bij je leidinggevende. Die geeft het door aan de arbodienst.
8. Als afspraken niet worden nagekomen
Houd je je zonder goede reden niet aan deze afspraken, dan kunnen we je loon opschorten tot je dat wel doet. Werk je zonder goede reden niet mee aan je re-integratie, dan kunnen we je loon stopzetten. We bespreken het altijd eerst met je, en we leggen een maatregel schriftelijk aan je uit.
9. Privacy
We leggen alleen vast wat nodig is: de datum van je ziekmelding, de verwachte duur, je bereikbaarheid en afspraken over je werk. Medische gegevens leggen we niet vast. Die blijven bij de bedrijfsarts.
Neem je de voorbeeldtekst over? Zet er dan een datum en versienummer bij, en verwijs ernaar in je arbeidsovereenkomsten of in je personeelshandboek.
Wat mag je vragen bij een ziekmelding?
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Een leidinggevende vraagt uit betrokkenheid wat iemand mankeert, en zet het in een mail of app. Maar gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Als werkgever mag je er niet naar vragen, en je mag ze ook niet vastleggen.
| Dit mag je vragen | Dit mag je niet vragen |
|---|---|
| Telefoonnummer en verblijfadres | Wat de medewerker mankeert |
| Hoe lang het verzuim waarschijnlijk duurt | Wat de oorzaak van de ziekte is |
| Welke afspraken en werkzaamheden er lopen | Of en bij wie iemand onder behandeling is |
| Of het verzuim te maken heeft met een arbeidsongeval | Welke medicijnen iemand gebruikt |
| Of een ander aansprakelijk is, bijvoorbeeld na een verkeersongeval | Een doktersverklaring of briefje van de huisarts |
| Of de medewerker onder een vangnetregeling van de Ziektewet valt | Welke vangnetregeling dat precies is |
Vertelt een medewerker zelf wat er aan de hand is? Dan mag je luisteren, maar je legt het niet vast. Twijfel je of iemand echt niet kan werken, vraag dan de bedrijfsarts om een oordeel.
Wat jij als werkgever doet bij langer verzuim
Het protocol gaat vooral over de medewerker. Maar ook jij hebt stappen te zetten, zeker als het verzuim langer duurt. Dit zijn de belangrijkste momenten uit de Wet verbetering poortwachter:
| Wanneer | Wat jij doet |
|---|---|
| Dag 1 | Je neemt de ziekmelding aan, loopt de afspraken uit het protocol na en registreert de ziekmelding. |
| Eerste week | Je geeft de ziekmelding door aan de arbodienst, binnen de termijn uit je contract. |
| Uiterlijk week 6 | De bedrijfsarts maakt een probleemanalyse. |
| Uiterlijk week 8 | Jij en je medewerker maken samen een plan van aanpak, en je wijst een casemanager aan. |
| Elke 6 weken | Je bespreekt de voortgang en stelt het plan zo nodig bij. |
| Week 42 | Je meldt de ziekte bij UWV. |
| Rond week 52 | Jullie maken samen de eerstejaarsevaluatie. |
Mis je een stap, dan kan UWV je later een loonsanctie opleggen: tot een jaar extra loon doorbetalen. Bij ziekte betaal je maximaal twee jaar loon door, minimaal 70%, en in het eerste jaar minimaal het minimumloon.
Zo voer je het verzuimprotocol in
- Stem het af met je arbodienst. Termijnen, contactgegevens en het spreekuur in je protocol moeten kloppen met je contract.
- Leg het voor aan je OR of personeelsvertegenwoordiging, als je die hebt.
- Deel het met iedereen. Stuur het rond, zet het op een vaste plek en verwijs ernaar in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Laat medewerkers bevestigen dat ze het hebben ontvangen.
- Leg het uit aan leidinggevenden. Zij nemen de ziekmeldingen aan. Loop het eerste gesprek samen door: wat vraag je wel, en wat niet?
- Loop het elk jaar na. Bij een nieuwe arbodienst, een nieuwe cao of een andere manier van werken pas je het aan.
Wat ik in de praktijk vaak zie misgaan
In mijn werk met MKB-organisaties kom ik steeds dezelfde dingen tegen:
- Een protocol uit een sjabloon dat niet past. Er staat een arbodienst in waar je al jaren geen contract meer mee hebt, of termijnen die niet kloppen.
- Ziekmelden via een collega of de groepsapp. De leidinggevende hoort het pas aan het eind van de ochtend, en het eerste gesprek vindt nooit plaats.
- Te veel vragen, en het opschrijven. Goed bedoeld, maar een diagnose in een mail of notitie is een privacyprobleem.
- Na week twee geen contact meer. De medewerker voelt zich vergeten, en de terugkeer wordt moeilijker.
Een protocol lost niet alles op, maar het geeft je leidinggevenden houvast. Wil je dat iemand meekijkt bij je eerste langdurige ziekmelding? Daar help ik bij, met verzuimbegeleiding als losse dienst of binnen het pakket HR Professional.
Veelgestelde vragen
Vragen over het verzuimprotocol
Staat je vraag er niet tussen? Stel hem gerust rechtstreeks.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Nee, de wet verplicht het niet. Wel moet je een contract met een arbodienst of bedrijfsarts hebben. En wil je het loon kunnen opschorten als iemand zich niet aan de afspraken houdt, dan moeten die afspraken schriftelijk zijn vastgelegd.
Hoe laat moet een medewerker zich ziekmelden?
Dat bepaal je zelf in je verzuimprotocol. Gebruikelijk is vóór het begin van de werkdag, bijvoorbeeld vóór 9.00 uur of een uur voor de dienst begint. Zet er ook bij bij wie de medewerker zich meldt, en hoe.
Mag ik een doktersverklaring vragen bij ziekte?
Nee. Als werkgever mag je geen doktersverklaring of briefje van de huisarts eisen. Twijfel je of iemand echt niet kan werken, dan vraag je de bedrijfsarts om een oordeel.
Mag een zieke medewerker op vakantie?
Ja, als het herstel er niet onder lijdt. De medewerker overlegt vooraf met jou, en jij vraagt zo nodig advies aan de bedrijfsarts. De vakantiedagen gaan in de regel van het saldo af.
Wat kan ik doen als een medewerker zich niet aan het protocol houdt?
Houdt iemand zich niet aan redelijke, schriftelijke controlevoorschriften, zoals bereikbaar zijn, dan kun je het loon opschorten tot dat wel gebeurt. Werkt iemand niet mee aan re-integratie, dan kun je het loon stopzetten. Bespreek het altijd eerst, en leg het schriftelijk vast.
Wat is het verschil tussen verzuimbeleid en een verzuimprotocol?
Verzuimbeleid is je bredere aanpak: verzuim voorkomen, begeleiden en wie welke rol heeft. Het verzuimprotocol is de concrete uitwerking: de regels en stappen bij een ziekmelding.
Een verzuimprotocol dat in één keer klopt?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Ik stel het protocol met je op, afgestemd op je arbodienst en je organisatie, en ik help je bij de eerste ziekmeldingen.
