Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Saindrenan HR Solutions is het HR-adviesbedrijf van Sabine Saindrenan. Voor de gegevens die ik voor mijn eigen bedrijf verwerk, ben ik verantwoordelijk.

• E-mail: sabine@saindrenanhrsolutions.nl
• Telefoon: 06 81 34 57 90
• KvK-nummer: 97134007
• Btw-nummer: NL005250443B24

Heb je een vraag over privacy? Stel hem gerust rechtstreeks aan mij.

Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Als HR-adviseur werk ik zowel als verwerkingsverantwoordelijke als verwerker. Welke rol ik vervul, hangt af van de werkzaamheden en de persoonsgegevens die ik verwerk.

Voor mijn eigen bedrijfsvoering ben ik verwerkingsverantwoordelijke. Dit betreft bijvoorbeeld gegevens van contactpersonen, potentiële klanten, mijn eigen administratie en facturatie.

Bij HR-werkzaamheden voor klanten treed ik doorgaans op als verwerker wanneer ik persoonsgegevens van medewerkers verwerk in opdracht van de klant. De klant bepaalt dan het doel en de middelen van de verwerking, voor zover die niet door de wet of de aard van de dienstverlening aan mij zijn toebedeeld. De afspraken leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Ik voer mijn werkzaamheden in beginsel uit vanuit mijn eigen Microsoft 365-omgeving. Als de klant dat wenst of als de opdracht daarom vraagt, kan ik ook in de digitale omgeving van de klant werken. We maken vooraf afspraken over de toegang tot gegevens, de beveiliging, het gebruik van systemen en het bewaren en verwijderen van gegevens.

Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

Vertrouwelijke HR-informatie

HR-werk betekent werken met informatie die mensen raakt: salarissen, verzuim, beoordelingen en persoonlijke situaties. Daar ga ik extra zorgvuldig mee om.

• Salaris- en payrollgegevens deel ik alleen met wie ze nodig heeft voor de verwerking, zoals de payroll provider van de werkgever.
• Bij verzuim verwerk ik geen medische gegevens. Informatie over de aard of oorzaak van een ziekte hoort bij de bedrijfsarts of arbodienst, niet bij de werkgever en niet bij mij. Ik werk alleen met wat een werkgever mag vastleggen, zoals de verwachte duur van het verzuim, de werkzaamheden die iemand nog kan doen en afspraken over re-integratie.
• Het burgerservicenummer (BSN) verwerk ik alleen als dat wettelijk nodig is, bijvoorbeeld voor de aanlevering aan de payroll provider.
• Dossierstukken en gespreksverslagen: ik verwerk en bewaar deze volgens de gemaakte afspraken met de klant, met passende beveiligingsmaatregelen en uitsluitend in de daarvoor afgesproken digitale omgeving.
• Geheimhouding. Wat ik binnen een organisatie te weten kom, blijft vertrouwelijk, ook na afloop van de samenwerking.

Met wie ik gegevens deel

Ik verkoop nooit gegevens.

Voor mijn werkzaamheden maak ik gebruik van digitale dienstverleners, waaronder Microsoft 365 voor e-mail, documentverwerking en opslag. Daarnaast maak ik gebruik van de hostingprovider van mijn website, van Google Analytics voor websitestatistieken (alleen als je daar toestemming voor geeft) en van eventuele andere dienstverleners die nodig zijn voor mijn bedrijfsvoering.

Wanneer ik persoonsgegevens van klanten of hun medewerkers in deze omgevingen verwerk, zorg ik voor passende afspraken en beveiligingsmaatregelen. Ik beperk de toegang tot gegevens tot wat noodzakelijk is voor mijn werkzaamheden.

Verder deel ik gegevens alleen als dat nodig is:

• met externe specialisten, zoals een arbeidsrechtjurist of payrollspecialist, als dat nodig is voor de opdracht en in overleg met de werkgever;
• met instanties, als de wet mij daartoe verplicht.

Afhankelijk van de gebruikte diensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn. In dat geval zorg ik, waar vereist, voor passende waarborgen volgens de AVG.

Wanneer ik in de systemen van een klant werk, gelden daarnaast de toegangs- en beveiligingsregels die met die klant zijn afgesproken.

Beveiliging en datalekken

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Denk aan beveiligde verbindingen, zoals https op deze website, toegang die beperkt is tot wie de gegevens nodig heeft en heldere afspraken met dienstverleners.

Gaat er toch iets mis met gegevens die ik in opdracht van een werkgever verwerk, dan informeer ik de werkgever zonder onnodige vertraging, zodat die kan voldoen aan de meldplicht datalekken.

Cookies en Google Analytics

Deze website gebruikt Google Analytics om te meten hoe bezoekers de site gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina’s het meest worden bekeken. Dat gebeurt alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Pas dan plaatst Google analytische cookies. Weiger je, dan wordt Google Analytics niet geladen.

Google Analytics is zo privacyvriendelijk mogelijk ingesteld. Met Google is een verwerkersovereenkomst gesloten, het delen van gegevens met Google en de advertentiefuncties staan uit en de gegevens worden na 14 maanden verwijderd. Google slaat geen IP-adressen op. Google kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; daarvoor gelden passende waarborgen volgens de AVG.

Je keuze wordt 6 maanden onthouden in een functionele cookie. Je kunt hem altijd wijzigen via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Verder gebruikt deze website geen tracking- of advertentiecookies. Gegevens die technisch nodig zijn om de website veilig te laten werken, zoals serverlogs, worden kort bewaard.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar sabine@saindrenanhrsolutions.nl. Ik reageer binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kan ik je vragen je te identificeren.

Werk je bij een organisatie waarvoor ik HR-werkzaamheden doe? Dan is je werkgever verantwoordelijk voor je gegevens. Je dient je verzoek in bij je werkgever; ik help de werkgever om het af te handelen.

Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als mijn dienstverlening of de wet verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.